Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe Kluspiloot B.V. ("Kluspiloot", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer je gebruikmaakt van onze dienst. Kluspiloot is een AI-assistent waarmee vakmensen via WhatsApp en een CRM-dashboard offertes maken, hun agenda beheren, boekhoudinzichten opvragen en facturen versturen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Kluspiloot B.V.
E-mail: privacy@kluspiloot.nl
KvK-nummer: [in aanvraag]

2. Welke gegevens verwerken wij?

2.1 Gegevens van jou (de vakman/ondernemer)

Gegeven	Doel	Grondslag
Bedrijfsnaam en contactnaam	Identificatie en personalisatie	Uitvoering overeenkomst
WhatsApp-telefoonnummer	Communicatie via de dienst	Uitvoering overeenkomst
E-mailadres	CRM-dashboard login (magic link)	Uitvoering overeenkomst
Boekhouding OAuth-tokens	Koppeling met je boekhouding	Uitvoering overeenkomst
Google Calendar OAuth-tokens	Koppeling met je agenda (optioneel)	Toestemming
Gesprekken via WhatsApp	Verwerking van opdrachten en gesprekscontext	Uitvoering overeenkomst
Tarieven en prijsmatrix	Correct berekenen van offertes	Uitvoering overeenkomst

2.2 Gegevens van jouw klanten

Wanneer je via Kluspiloot offertes maakt of klussen inplant, verwerken wij de volgende gegevens van jouw klanten:

• Naam (zoals opgeslagen in je boekhouding)
• Adres (voor agenda-planning en rijtijdberekening)
• E-mailadres (voor het versturen van offertes/facturen via je boekhouding)
• Offertebedragen en klusomschrijvingen

Deze gegevens worden primair in jouw boekhoudprogramma opgeslagen. Kluspiloot slaat een kopie op voor gesprekscontext en planning. Jij bent als ondernemer zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van jouw klanten. Kluspiloot treedt hierbij op als verwerker.

3. Hoe verwerken wij je gegevens?

• WhatsApp-berichten worden ontvangen via de WhatsApp Business Cloud API (Meta) en verwerkt door onze AI-assistent.
• Spraakberichten worden omgezet naar tekst via Mistral AI (speech-to-text) en daarna verwerkt als tekstbericht.
• Tekstberichten worden verwerkt door Mistral AI om opdrachten te begrijpen en uit te voeren.
• Offertes en facturen worden aangemaakt via de API van je boekhoudprogramma.
• Agenda-items worden aangemaakt via de Google Calendar API (als je deze koppeling hebt ingeschakeld).
• CRM-dashboard geeft inzicht in je offertes, facturen, contacten en omzet. Authenticatie gaat via WhatsApp magic links met JWT-sessies.
• Transactionele e-mail (zoals offerte-notificaties en login-links) wordt verstuurd via Scaleway TEM, een Europese e-maildienst gehost in Frankrijk.

4. Sub-verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners (sub-verwerkers):

Dienstverlener	Doel	Locatie
Meta (WhatsApp Business API)	Ontvangen en versturen van berichten	EU/VS (adequaatheidsbesluit)
Mistral AI	AI-verwerking van berichten en spraak	EU (Frankrijk)
Boekhoudproviders	Boekhouding, offertes, facturen	Nederland
Google (Calendar API)	Agenda-integratie (optioneel)	EU/VS (adequaatheidsbesluit)
Hetzner Online GmbH	Server-hosting	Duitsland (EU)
Scaleway (Iliad Group)	Transactionele e-mail (offertes, facturen, notificaties)	Frankrijk (EU)

5. Bewaartermijnen

Gegeven	Bewaartermijn
Gesprekken (WhatsApp-berichten)	90 dagen, daarna automatisch verwijderd
OAuth-tokens	Zolang de koppeling actief is
Prijsmatrix	Zolang je account actief is
Ingeplande klussen	1 jaar na de geplande datum
Offerte-tracking	Conform fiscale bewaarplicht (7 jaar)
CRM-sessietokens	7 dagen (automatische verloop)
Accountgegevens	30 dagen na opzegging

6. Beveiliging

Wij nemen de volgende maatregelen om je gegevens te beschermen:

• OAuth-tokens worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) in de database
• Alle communicatie verloopt via versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS)
• HMAC webhook-verificatie voor alle inkomende berichten
• De database is alleen toegankelijk vanuit onze applicatie (geen externe toegang)
• Servers staan in de EU (Hetzner, Duitsland)
• Regelmatige back-ups met versleuteling
• Rate limiting en audit logging op gevoelige acties
• Toegang tot systemen is beperkt tot geautoriseerd personeel

7. Jouw rechten (AVG)

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:

• Inzage — Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Rectificatie — Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering — Je kunt vragen om verwijdering van je gegevens.
• Beperking — Je kunt vragen om beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid — Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar — Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking.
• Intrekking toestemming — Je kunt je toestemming voor optionele koppelingen (bijv. Google Calendar) op elk moment intrekken.

Neem voor het uitoefenen van je rechten contact op via privacy@kluspiloot.nl. We reageren binnen 30 dagen.

8. Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Verwerkersovereenkomst

Voor de verwerking van gegevens van jouw klanten treedt Kluspiloot op als verwerker. Door gebruik te maken van de dienst ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van deze voorwaarden.

In het kort:

• Wij verwerken gegevens van jouw klanten uitsluitend in opdracht van jou en volgens jouw instructies.
• Wij geven deze gegevens niet door aan derden, behalve aan de hierboven genoemde sub-verwerkers en alleen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening.
• Bij beeindiging van de overeenkomst verwijderen wij alle gegevens binnen 30 dagen.
• Wij melden datalekken binnen 72 uur aan jou.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via WhatsApp of email. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina.